Outsourcing kadrowo-płacowy to zjawisko, które z roku na rok zyskuje na popularności. Polega ono na powierzaniu realizacji obowiązków związanych z kadrami i płacami zewnętrznej firmie. W efekcie przedsiębiorstwo zamiast budować własny dział kadr i płac może skorzystać z usług firmy specjalizującej się w danych usługach – tym samym usprawniając procesy zachodzące w tym obszarze, a jednocześnie zredukować koszty operacyjne. Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do wielu zadań, takich jak prowadzenie ewidencji pracowniczej, naliczanie wynagrodzeń, wyliczanie składek ZUS czy zaliczek na podatek dochodowy. By owe zadania realizowane były starannie, konieczne jest dysponowanie czasem oraz wiedzą w tym zakresie. Między innymi z tego powodu firmy decydują się na zatrudnienie specjalistów do spraw kadr oraz płac. Dzięki temu właściciele mogą mieć pewność, że nad obowiązkami czuwają eksperci w swojej dziedzinie. Outsourcing kadr i płac to więc nie tylko realna oszczędność czasu, lecz także szansa na zaoszczędzenie pieniędzy oraz możliwość poświęcenia pełnej uwagi na produkcyjne obszary prowadzenia działalności gospodarczej. Już dziś poznaj pełnię zalet tego rozwiązania!
Główne korzyści wynikające z outsourcingu kadrowo-płacowego
Wraz ze wzrostem każdej firmy rosną także zobowiązania oraz odpowiedzialność. W ramach usługi jaką stanowi outsourcing kadrowy, zewnętrzna firma – taka jak na przykład KR Group – przejmuje na siebie obowiązki w zakresie administracji kadrowo-płacowej danego przedsiębiorstwa. Outsourcing w tej kwestii skupia się na wydzieleniu z wewnętrznej struktury organizacyjnej określonych funkcji oraz zadań, a następnie powierzenie ich podmiotowi zewnętrznemu. Outsourcing kadr i płac może obejmować kwestie takie jak:
- rejestrowanie oraz wyrejestrowywanie pracowników do i z ZUS;
- kontrolowanie terminów dotyczących zakończenia umów o pracę, ważności badań okresowych oraz szkoleń;
- ewidencjonowanie i rozliczanie nieobecności pracowniczych i nadgodzin;
- opracowywanie raportów;
- zakładanie oraz aktualizacja teczek osobowych;
- przygotowywanie oraz składanie miesięcznych raportów rozliczeniowych z ZUS, US, PFRON.
Firmy coraz częściej decydują się na outsourcing kadrowo-płacowy z myślą o skróceniu czasu oraz optymalizacji niektórych procesów, takich jak na przykład zatrudnianie nowych pracowników. Szacuje się, że z pomocą zewnętrznej firmy można osiągnąć znaczne ograniczenie długości procesu zbierania danych – nawet o 60%. Zagadnienia kadrowo-płacowe w większości przypadków są niezwykle złożone; co za tym idzie, wymagają ciągłego trzymania kontroli. Jedną z największych korzyści przemawiających za outsourcingiem jest przede wszystkim eksperckie wsparcie; specjaliści doskonale orientują się w obowiązujących przepisach, wiedząc o każdej zmianie. Co za tym idzie, są oni w stanie modyfikować działania firmy, mając pewność że ta odprowadza składni oraz podatki o właściwej wysokości, wywiązując się z nałożonych obowiązków. Biznesy przekazujące obowiązki kadrowo-płacowe zewnętrznej firmie nie muszą poświęcać czasu na żmudne, a przy tym jednak odpowiedzialne zadania, jak odprowadzanie odpowiedniej wysokości składek na ZUS czy zaliczek na podatek dochodowy. I chociaż powierzenie obsługi kadrowo-płacowej wyspecjalizowanej firmie zatrudniającej ekspertów wiąże się z niemałymi kosztami, warto przy tym pamiętać, że przedsiębiorstwa posiadające własny dział kadrowo-płacowy także ponoszą koszty związane z procesami rekrutacji oraz zatrudnienia wykwalifikowanych pracowników; do tego dochodzi jeszcze zakup sprzętu i wydzielenie przestrzeni do pracy. Nierzadko stworzenie wewnętrznego działu kadrowo-płacowego najzwyczajniej się nie opłaca – stąd tak wiele przedsiębiorstw skłania się ku outsourcingowi.
Outsourcing kadrowo-płacowy a bezpieczeństwo danych. Na co szczególnie zwrócić uwagę?
Outsourcing kadr i płac jawi się jako olbrzymia wygoda, a jednocześnie spore wyzwanie w kontekście ochrony danych. Przedsiębiorca przekazuje bowiem zewnętrznej firmie dostęp do szeregu różnych informacji, takich jak na przykład numery PESEL, adresy, wynagrodzenia, a także dane bankowe pracowników. Wyciek tych informacji może okazać się naprawdę problematyczny, doprowadzając do konsekwencji finansowych i prawnych. Niedopilnowanie standardów bezpieczeństwa w efekcie może narazić firmę na utratę zaufania ze strony pracowników oraz klientów; stąd tak ważne jest by wybierać wyłącznie sprawdzone firmy outsourcingowe, stosujące zaawansowane rozwiązania technologiczne, które to skutecznie chronią dane kadrowo-płacowe swoich klientów. Kluczowym mechanizmem jest szyfrowanie danych; zarówno podczas ich przesyłania oraz przechowywania. To sprawia, że nawet w przypadku przechwycenia ich przez osoby niepowołane, informacje nie będą w stanie do odczytania. Wybierając firmę outsourcingową ważne jest, aby dokładnie zapoznać się z poziomem wykwalifikowania personelu; profesjonalne firmy outsourcingowe dysponują pracownikami z doświadczeniem z zakresu ochrony danych osobowych i reagowania na incydenty bezpieczeństwa. Obra firma outsourcingowa jest dziś na wagę złota – wybieraj mądrze, zwracając uwagę na bezpieczeństwo swojego przedsiębiorstwa.
